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Verwaltung: alle Arbeiten, die mit dem Ziel durchgeführt werden,: – Sicherstellung der Kenntnis der Akten zur Erfüllung der Aufgaben; – Bereitstellung der für die Arbeit erforderlichen Dokumente in der richtigen Weise und zum richtigen Zeitpunkt oder zumindest der Nachweis, dass sie korrekt, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit sind; – – Schutz der Dokumente vor unbefugtem Zugriff und vor Verschlechterung; – Reduzierung des Umfangs der nicht mehr für die Trennung erforderlichen Dokumente; – Aufbewahrung von Dokumenten für wissenschaftliche Untersuchungen, insbesondere für die Geschichtsschreibung. Funktionen: – Sortieren = Zusammenführen oder Trennen von Dokumenten aus und in Dateien und Datensätze. – Register = Erfassung der Merkmale von Dokumenten, Akten und Aufzeichnungen, die der Übersicht, Sortierung, Abfrage, dem Nachweis des Aufenthaltsortes und der Terminüberwachung dienen. – Aufbewahrung = Bereitstellung von Aufzeichnungen in einer für den Zugriff geeigneten Weise mit Schutz vor Zugriff durch Unbefugte, Verlust und Verfall. – Bereitstellung = Einreichung von schriftlichen Unterlagen, Einreichung von Aktenverzeichnissen, Bereitstellung von Informationen aus den schriftlichen Unterlagen oder aus Registrierungshilfen. – Trennung = Veröffentlichung oder Beseitigung (Vernichtung, Wiederverwendung) von endlich verarbeiteten Dokumenten, bei denen die angegebenen Aufbewahrung
sfristen abgelaufen sind oder bei denen die Notwendigkeit des Zugangs verringert oder beendet wurde. Ziel: Sicherstellung, dass die Verwaltungsverfahren zügig und reibungslos ablaufen und die Aufzeichnungen zu angemessenen Kosten verwaltet werden. Datei-Registrierung (Einreichung): Ablage und Verwaltung von Dokumenten gemäß den festgelegten organisatorischen Merkmalen. 2 Grundformen der Registry: – Registrierung der seriellen Datei: Die Zeit ist der vorherrschende Ordnungsfaktor; die Ablage erfolgt in chronologischer Reihenfolge. – Registrierung von Sachakten: Der Gegenstand (Subjekt) ist ein dominantes Ordnungselement; Zusammenfassung nach Sachgebieten; zeitliche Reihenfolge untergeordnet. In der Praxis gibt es kaum eine reine Form. Das seit Jahrhunderten vorherrschende Ordnungsprinzip der deutschen Behörden ist die Registrierung von Akten. Aufbewahrungspflichten für Datensätze: – Liegender Aktenschrank (heute nicht mehr in Gebrauch) – Stehender Aktenschrank o Seitlicher stehender Aktenschrank (nebeneinander; insbesondere Stehmappen) Vertikaler stehender Aktenschrank (hintereinander; insbesondere Kartenordner) – Hängender Aktenschrank Vertikaler Hängeschrank (hintereinander) Seitlicher Hängeschrank (nebeneinander) Häufig genutzt: Stehmappe für umfangreichere Akten; Hängeregister für einzelne Akten. Bestellsysteme: Die Aufgabe bestimmt die Reihenfolge. Mögliche Klassifizierungssysteme: Eine ständige Aktualisierung (zumindest der Erweiterung) ist notwendig. Allerdings sollten Ablagepläne nicht kontinuierlich geändert werden, da es dadurch schwieriger wird, Dateien zu einem späteren Zeitpunkt im Archiv wiederzufinden. Funktionen des Aktenzeichens: – Sie muss ihre Erklärung auch bei einem Gerichtswechsel beibehalten, sie muss den Aufbewahrungsort angeben, sie muss die Trennung erleichtern, sie muss als Referenznummer verwendet werden können und sie muss Querverweise zwischen den Akten ermöglichen. Die ordnungsgemäße Verwaltung von Akten ist eine wichtige Voraussetzung für eine rationelle Verwaltungsarbeit. Da getrennte Registrierstellen immer seltener verwendet werden, müssen die Sachbearbeiter selbst dafür sorgen, dass die Dateien ordnungsgemäß aufbewahrt werden und sich das notwendige Wissen aneignen. Organisationsformen (Standort) für die Dokumentenverwaltung: Sonderregister: Separate Organisationseinheit, die nur die schriftlichen Aufzeichnungen verwaltet; Unterscheidung zwischen Zentralregister und Bereichsregister: Einheitlichkeit des Dokumentenmanagements; Entlastung der Sachbearbeiter; effektive Raumnutzung; besseres Management der Trennung; o Nachteile: Wirtschaftliche Buchführung: Die Führung von Aufzeichnungen ist teuer. Aus wirtschaftlichen Gründen sollten nur solche Aufzeichnungen geführt werden, die tatsächlich geführt werden müssen, und zwar nur für die gesetzlich vorgeschriebene Zeit. Zunehmend problematisch ist insbesondere die ständig wachsende Anzahl von Kopien in den Akten; fast alle Dokumente sind mindestens doppelt vorhanden. Dies erhöht den Platzbedarf und führt zu komplexeren Recherchen. Die Verwaltung erfolgt durch den Sachbearbeiter oder Registrator oder durch das Zwischenarchiv, das oft vom Archiv betreut wird. Die Aufzeichnungen bleiben dem Zugriff der verfügungsberechtigten Stelle bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vorbehalten. Archivierung: Im Archiv werden (neben historischen Dokumenten) separate Dateien gesammelt, die aus rechtlichen oder historischen Gründen aufbewahrt werden müssen. Die Entscheidung, welche Dokumente in das Archiv übertragen werden sollen, trifft nur der Archivar nach professionellen Kriterien. Dokumente, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zur Kassation (Vernichtung) bestimmt sind, müssen dem Archiv angeboten werden. Nur dort wird die Kassation entschieden. Die unbefugte Vernichtung von Dokumenten ist eine Straftat (§ 133 StGB – Vertrauensbruch). Ein derzeit noch unzureichend gelöstes Problem ist die Archivierung elektronischer Daten. Hauptprobleme sind hier die noch nicht nachgewiesene physikalische Belastbarkeit der Datenträger und die Frage der technischen Lesbarkeit der Daten in der Zukunft. Unterteilung in Gegenstände zur Nutzung (z.B. Räume, Möbel, IT) oder zum Konsum (z.B. Papier, Umschläge). Die meisten Arbeitsmittel unterliegen den Normen (DIN oder EN). Dies führt zu einer Standardisierung von Typen, Größen, Formen und Abmessungen, Begriffen, Bezeichnungen, Bezeichnungen, Formen und Sicherheitsvorschriften. Die Normen sind nach dem Stand von Wissenschaft und Technik festgelegt und dienen der Rationalisierung, Qualitätssicherung, Sicherheit und Kommunikation in Industrie, Technik, Wissenschaft, Verwaltung und Öffentlichkeit. Bekannte Standards in der Verwaltung sind z.B. Papierformate (DIN A4), Regeln für die Textgestaltung, für Büromöbel etc. Normen bilden unter anderem eine Grundlage für die Beschaffung von Arbeitsmitteln, um zu vergleichbaren Angeboten zu gelangen. – Grundfläche mindestens 8 m² – lichte Höhe mindestens 2,50 m (auch mindestens 2,50 m bei schrägen Wänden über Arbeitsplätzen und Verkehrswegen) – Mindestluftfläche von 12 m³ für jeden ständig anwesenden Mitarbeiter. Richtwerte für die Wohnfläche pro Büroarbeitsplatz: 10 m², für technische Arbeitsräume (z.B. separater PC-Tisch) 12 m². Der Richtwert kann oft nicht eingehalten werden, da z.B. Führungskräften oft mehr Platz eingeräumt wird. Darüber hinaus benötigen eine Reihe von Mitarbeitern (insbesondere im sozialen Bereich) Einzelzimmer, die in der Regel größer als 12 m² sind (Besucheraufkommen!). Großraumbüros sind sehr wirtschaftlich und flexibel, aber in der öffentlichen Verwaltung (Datenschutz ) selten. Zugehörige Organisationseinheiten sollten so nah wie möglich untergebracht werden. Insbesondere müssen auch bei der Beschaffung ergonomische Aspekte berücksichtigt werden, um gesundheitliche Beeinträchtigungen zu vermeiden. Neben den Möbeln ist auch für eine ausreichende Beleuchtung, Belüftung und Schalldämmung zu sorgen. Nichtraucher müssen vor Rauchern geschützt werden. 4.3 Papier und Pre-Printing-Papier: Das papierlose Büro (Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsumfeld, in dem der Einsatz von Papier entfällt oder stark reduziert wird) ist ein unerfüllbarer Traum für lange Zeit (und gleichzeitig ein Alptraum für Archivare!). Die weit verbreitete Einführung von PCs hat zu einem steigenden Papierverbrauch geführt, anstatt zu sinken. Ein drastischer Anstieg des Papierverbrauchs wurde durch moderne Kopierer verursacht. Möglichkeiten für den rationellen Einsatz von Papier: Voraussetzung für ihre Verwendung sind ähnliche Transaktionen, die in einer bestimmten Mindesthäufigkeit stattfinden und für die Standardisierung geeignet sind. Formulare dienen dazu, den Arbeitsablauf zu spezifizieren und zu erleichtern – Bürgern die Antragstellung zu erleichtern. Zu diesem Zweck müssen die Formulare von einem Büro in der Verwaltung erstellt und aktualisiert werden, bestimmte Gestaltungsregeln befolgen und für den Bürger klar und verständlich sein. Zunehmend werden Formulare so erstellt, dass sie auch am PC ausgefüllt werden können. 4.4 Kartei, Stempel, Siegel von Service, Reproduktion, Kartenindex: Karte (Eine Karteikarte besteht aus einem auf Standardgröße geschnittenen Kartenmaterial, das zur Erfassung und Speicherung kleiner Mengen diskreter Daten verwendet wird) Index = Ungebundenes Buch; Nachfolger des Kartenmaterials. Beispiele: Fahrzeugregister werden zunehmend durch PC-gestützte Datenbanken ersetzt. Briefmarken: Stempel dienen dazu, Arbeit zu sparen und den Geschäftsablauf zu vereinfachen. Absenderstempel (teilweise für Absender im Fenster des Umschlags verzichtbar), Posteingangsstempel und Authentifizierungsstempel werden häufig verwendet. Siegel = – der Abdruck des Siegels in einem Dokument (geprägtes Siegel) oder – der Abdruck des Siegels in Siegellack (Siegellack ist ein Wachsmaterial einer Siegel, das nach dem Schmelzen schnell aushärtet und eine schwer zu trennende Verbindung ohne spürbare Manipulation bildet) oder Wachs. Dienstsiegel dienen dazu, offiziellen Erklärungen oder Erklärungen einen dokumentarischen Wert zu verleihen. Sie bestätigen die Echtheit von Dokumenten, Attesten, Zertifizierungen usw. Für Gütesiegel gelten die gesetzlichen Bauvorschriften. Sie dürfen nur von autorisierten Siegelhaltern mit Namen verwendet werden. Servicedichtungen sind in der Regel nummeriert und persönlich. Sie sind unter Verschluss zu halten. Eine zentrale Stelle in der Verwaltung führt ein Register aller Siegler und Leiter, weist sie an und überprüft regelmäßig die Existenz der Siegel. Reproduktionen: Vervielfältigung = die Herstellung von Drucken oder Reproduktionen einer Vorlage. Die Vorlage kann Text, Bild, Ton oder elektronische Daten sein. In der Verwaltung ist die Reproduktion von Bild und Text besonders verbreitet. Entweder wird eine Durchschrift angefertigt oder mit Kopierern dupliziert. Im weiteren Sinne gehören auch Ausdrucke vom PC dazu. Durchschläge werden in der Regel mit Durchschreibesätzen für Vorabdrucke hergestellt; Durchschreibepapier (Durchschreibepapier war ursprünglich Papier, das auf einer Seite mit einer Schicht einer lose gebundenen trockenen Tinte oder pigmentierten, mit Wachs gebundenen Beschichtung beschichtet war, das zur Herstellung einer oder mehrerer Kopien gleichzeitig mit der Erstellung eines Originaldokuments bei Verwendung einer Schreibmaschine oder eines Kugelschreibers verwendet wurde) wird heute nicht verwendet. Kopien werden in der Regel auf Kopierern mit unterschiedlicher Leistung erstellt (vom kleinen Desktop-Kopierer für Einzelkopien bis zum Großkopierer für mehrere tausend Kopien pro Tag). Reproduktionen sollten nur bei Bedarf durchgeführt werden, da sie selbst teuer sind und zusätzlichen Speicherplatz (Arbeitsplatz, Archiv) benötigen. Bei allen Vervielfältigungen sind die Urheberrechte zu beachten; dies gilt insbesondere für Karten, Fotos, Grafiken und Software. Von jedem Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung wird erwartet, dass er sich durch Fachliteratur, Fachzeitschriften und inzwischen auch durch andere Quellen (z.B. Internet ) selbstständig den aktuellen Wissensstand in seinem Fachgebiet aneignet. Insbesondere muss er das: – mit der aktuellen Gesetzgebung vertraut sein und sich über ihre Entwicklung auf dem Laufenden halten; – sich ständig über die Auslegung der Gesetzgebung durch die Rechtsprechung und die Verwaltungspraxis auf dem Laufenden halten; und – sich neben der Gesetzgebung ständig über die neuesten Entwicklungen auf seinem Gebiet auf dem Laufenden halten. 6.1 Die Bekanntmachungsblätter, Weisungsblätter, sind die Publikationsorgane, in denen gesetzliche Regelungen zu veröffentlichen sind, um rechtswirksam zu werden. Dies sind: a) für den Bund: – Der Bundesgesetzblatt, in dem die Gesetze und Verordnungen nach Artikel 82 GG zu erlassen sind. In Teil I des Bundesgesetzblattes werden Gesetze und Verordnungen veröffentlicht; in Teil II werden internationale Vereinbarungen und die entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen veröffentlicht. Teil III ist eine Sammlung von Bundesgesetzen. – Der Bundesanzeiger, in dem auch Bundesverordnungen veröffentlicht werden können. – die Gesetze und Verordnungen, die die Gesetze und Verordnungen der Länder erlassen. Im Land Brandenburg werden diese nach Art. 81 der Landesverfassung im Gesetzes- und Verordnungsblatt für das Land Brandenburg, nämlich Gesetze in Teil I und Verordnungen in Teil II. Auf kommunaler Ebene wird das lokale Recht (insbesondere die Satzung) in der Regel in den Amtsblättern der Landkreise, Städte und Gemeinden veröffentlicht. Die Merkblätter enthalten die Ministerialblätter und Amtsblätter. Sie richten sich in der Regel an die Verwaltung, nicht an die Öffentlichkeit. Sie enthält oft Verwaltungsvorschriften und offizielle Mitteilungen von interner Bedeutung. Im Land ist dies z.B. der Gemeinsame Ministerialanzeiger, im Land Brandenburg ist es z.B. der Staatsanzeiger für das Land Brandenburg mit der offiziellen Anzeigetafel. Viele Rechtsakte sind inzwischen auch im Internet verfügbar. Das Bundesministerium der Justiz unterhält eine Sammlung aktueller Versionen des Bundesrechts (http://jurcom5.juris.de/bundesrecht). Das Bundesgesetzblatt und der Bundesanzeiger sind auch im Internet verfügbar (www.bundesanzeiger.de). Das Justizministerium des Landes Brandenburg unterhält auch eine Sammlung aktueller Versionen des Landesrechts im Internet (www.brandenburg.de > Bürger und Staat > Landesregierung > Ministerium für Justiz > Landesrecht). Viele Kommunen veröffentlichen ihre Statuten auch im Internet. Es ist jedoch wichtig, dass alle diese Internetversionen nicht die offizielle Version darstellen; diese wird ausschließlich in den gesetzlich vorgeschriebenen Verkündigungen oder Amtsblättern (auf Papier) veröffentlicht. 6.2 Die Kommentare geben detaillierte wissenschaftliche Erklärungen zu den einzelnen Bestimmungen von Gesetzen, Verordnungen usw.. Es wird zwischen ausführlichen Kommentaren (ausführlicher und umfassender Kommentar), praktischen Kurzkommentaren (konzentrierte Abhandlung) und Kommentaren von Referenten (Kommentar des für einen Gesetzentwurf verantwortlichen Referenten) unterschieden. Kommentare spiegeln in der Regel die persönliche Meinung des Kommentators wider, es sei denn, Gerichtsurteile werden ausdrücklich zitiert. Sie sollten daher niemals ohne ein gründliches Studium des reinen Rechtstextes verwendet werden. 6.3 Sammlungen von Entscheidungen der Obersten Gerichte Die Entscheidungen der Obersten Gerichte gewährleisten eine einheitliche Auslegung des Rechts in bestimmten Angelegenheiten. Im Zweifelsfall müssen die Verwaltungen bei der Auslegung von Rechtsvorschriften diesen Entscheidungen folgen. In der Praxis werden solche Recherchen fast nur über entsprechende Sammlungen auf CD-ROM (z.B. JURIS) oder im Internet (auch über z.B. JURIS) durchgeführt. 6.4 Fachliteratur und Fachzeitschriften Die meisten Behörden führen einen Bestand an Fachbüchern. Diese sind in der Regel in einer Verwaltungsbibliothek, in kleineren Verwaltungen auch in einem Sekretariat oder dergleichen erhältlich. Fachbücher, die sehr oft an einem Arbeitsplatz benötigt werden, sind dort teilweise auch direkt verfügbar. Auch in diesem Fall sollte eine zentrale Übersicht über alle von der Verwaltung beschafften Konten geführt werden. Die Beschaffung sollte auch über eine zentrale Stelle erfolgen, um Doppelspurigkeiten zu identifizieren. Fachbücher sind im Vergleich zur Fiktion oft sehr teuer. Dies gilt insbesondere für Loseblattsammlungen, deren Nachlieferungen oft ein Mehrfaches der Grundarbeit im Laufe eines Jahres kosten. Durch ihre regelmäßige Veröffentlichung können Fachzeitschriften regelmäßig über die neuesten Entwicklungen in einem bestimmten Bereich informieren. Sie sind daher besonders geeignet, um über die Entwicklungen in seinem Bereich auf dem Laufenden zu bleiben. Sie werden oft in Umlauf gebracht, so dass die in einem Bereich tätigen Mitarbeiter alle relevanten Informationen erhalten. Insbesondere bei Fachgebieten (z.B. im Gesundheitsamt, Kataster- und Vermessungsamt) ist es üblich, dass sich vor allem führende Mitarbeiter auch privat Fachzeitschriften halten, um in ihrem Bereich immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Für den Austausch zwischen Menschen, zwischen Menschen und Maschinen oder Maschinen untereinander (Kommunikation) müssen Informationen durch Zeichen nach vorgegebenen Regeln dargestellt werden, um übertragen werden zu können. Die Entscheidungsfindung in den ihnen anvertrauten Bereichen ist eine der wichtigsten Aufgaben der öffentlichen Verwaltungen. Um diese Entscheidungen sachlich und rechtlich korrekt zu treffen, benötigt die Verwaltung die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Typische Aktivitäten in der Verwaltung sind daher die Erfassung, Verarbeitung, Erstellung, Archivierung und Weitergabe von Informationen. Die öffentliche Verwaltung ist das größte geschlossene Informationsverarbeitungssystem einer nationalen Gesellschaft. 7.2. Informationsextraktion Die öffentliche Verwaltung erhält die benötigten Informationen auf verschiedene Weise, insbesondere durch lichttechnische Auswertung von Literatur (z.B. Gesetze, Verordnungen, Rundschreiben, Fachliteratur etc.) – Dokumentenanalyse (z.B. Karten, Pläne, Anwendungen etc.) – Beobachtung (z.B. Vor-Ort-Inspektionen, Verkehrszählungen etc.).) – Befragung / Befragung (z.B. Befragung von Hilfesuchenden im Sozialamt, Aufnahme von Anträgen bei der Zulassung von Kraftfahrzeugen etc.) – Forschung in elektronischen Medien (z.B. Internet, CD-ROM , etc.) Seit einiger Zeit gibt es eine Veränderung in der Art und Weise, wie Informationen in der Verwaltung gesammelt werden: In der Vergangenheit wurde weitgehend davon ausgegangen, dass die vom Sachbearbeiter benötigten Informationen am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden müssen (Mitbringungspflicht). Heute wird oft gesagt, dass der Sachbearbeiter die Informationen, die er benötigt, selbst einholen muss (Inkassopflicht). Die Verbreitung moderner Informations- und Kommunikationsmittel (Internet, Intranet, E-Mail, Datenbanken…) erleichtert letztere. Bei der Erhebung personenbezogener Daten (Erhebung personenbezogener Daten) ist zu beachten, dass aufgrund der strengen Datenschutzbestimmungen in Deutschland nur solche Daten erhoben werden dürfen, die die Verwaltung zur Erfüllung ihrer Aufgabe unbedingt benötigt. Angesichts der zunehmenden Informationsflut ist es wichtig, gezielt die Informationen herauszufiltern, die tatsächlich für den Job benötigt werden. 7.3 Organisation der Informationen Um einen schnellen und gezielten Zugang zu den benötigten Informationen zu gewährleisten, ist es notwendig, diese nach bestimmten Kriterien zu organisieren. Im klassischen Register geschieht dies z.B. durch vordefinierte Klassifizierungssysteme (siehe Abschnitt 3.1 – Klassifizierungssysteme). Hierfür werden in der Regel Aktenpläne und Aktenzeichen verwendet. Bei digitalen Daten ist es ebenso wichtig, die Organisation der Daten sicherzustellen. Dies geschieht zumindest durch einen strukturierten Speicher (COM Structured Storage ist eine von Microsoft als Teil seines Windows-Betriebssystems entwickelte Technologie zur Speicherung hierarchischer Daten in einer einzigen Datei) der Dateien in Ordnern und Unterordnern auf dem PC oder dem Server mit sinnvollen Dateinamen. Schon bevor Sie Ihren PC benutzen, sollten Sie über eine sinnvolle Verzeichnisstruktur nachdenken. Sobald sich hunderte von Dateien angesammelt haben, ist es schwierig, ein System nachträglich einzurichten. In speziellen Anwendungsprogrammen der einzelnen Abteilungen hat der Anwender in der Regel keinen Einfluss darauf, da die Dateiablage vom Programm vorgegeben ist. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind ein Mittel zur Verwaltung umfangreicher Datenbestände. Sie sind in größeren Verwaltungen noch nicht sehr verbreitet, da der Einführungsaufwand enorm ist. Aber auch moderne Office-Pakete haben Grundfunktionen eines DMS, wie z.B. die Speicherung von Dateibeschreibungen, Schlüsselwörtern, Autorenidentifikation, Workflow-Funktionen, Volltextsuche, etc. 7.4 Zugang zu Informationen Eine sinnvolle Reihenfolge der Informationen ermöglicht einen schnellen Zugang zu den benötigten Informationen. Bei der klassischen Papierregistrierung extrahiert der Benutzer die benötigten Informationen aus der Datei. Es ist darauf zu achten, dass die entnommenen Dokumente anschließend wieder an der gleichen Stelle platziert werden. Bei der Speicherung von Daten in digitaler Form wird in der Regel über den PC auf die Daten auf der Festplatte, auf dem Server, auf einer CD-ROM oder sogar in einem Intranet (Ein Intranet ist ein privates Netzwerk, das nur den Mitarbeitern einer Organisation zugänglich ist) zugegriffen. In der deutschen öffentlichen Verwaltung unterliegt die Verwendung personenbezogener Daten strengen Datenschutzbestimmungen. Daher dürfen nur diejenigen Benutzer auf diese Daten zugreifen, die dazu berechtigt sind und diese benötigen. Im klassischen Register sind daher die entsprechenden Dateien unter Verschluss zu halten und nur an berechtigte Nutzer auszuhändigen. Bei der Speicherung personenbezogener Daten in digitaler Form müssen technische Maßnahmen getroffen werden, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Benutzer Zugang zu diesen Daten haben (Passwörter, abgestufte Zugriffsrechte auf Verzeichnisse und Dateien). Das Management und der gezielte Zugriff auf den in einem Unternehmen (Verwaltung, Unternehmen etc.) verfügbaren Informations- (Wissens-)Bestand stellt angesichts der drastisch steigenden Informationsmenge ein zunehmendes Problem dar. Ein Versuch, dieses Problem zu lösen, ist das Wissensmanagement: (Wissensmanagement ist der Prozess der Schaffung, des Austausches, der Nutzung und des Managements des Wissens und der Informationen eines Unternehmens) die Identifizierung, Nutzung und des Managements der Nutzung von Wissen im Unternehmen, nicht nur technisch verfügbare Informationen, sondern auch das den Mitarbeitern zur Verfügung stehende Wissen. Zu diesem Zweck werden in der Regel Datenbanken verwendet, in denen das vorhandene Wissen, Spezialwissen, Informationen usw. beschrieben und abgerufen werden können. Diktiergeräte: Die meisten Sachbearbeiter sind nicht in der Lage, schnell, fehlerfrei und in einer korrekten Schriftart auf dem PC zu schreiben. Sie werden auch für den Papierkram überbezahlt. Das Schreiben von längeren Texten ist daher Aufgabe der dafür ausgebildeten Schreibkräfte/Sekretärinnen. Längere Texte sollten nicht als handschriftliche Blöcke übergeben, sondern diktiert werden. Der zu schreibende Text wird in praktischen Diktiergeräten gesprochen. Die Kassette wird von der Schreibkraft in einem speziellen (fußbetätigten) Wiedergabegerät wiedergegeben und der Text wird geschrieben. Texterkennungsprogramme, die gesprochenen Text direkt auf den PC schreiben, sind derzeit noch zu fehlerhaft. Rechner/ Taschenrechner: Preiswertes Werkzeug zur Durchführung schneller und einfacher Berechnungen. Personal Computer: PCs sind fast überall an Büroarbeitsplätzen in der Verwaltung verfügbar. In der Regel handelt es sich dabei um PCs, die auf Office-Anwendungen zugeschnitten sind und an interne administrative Netzwerke angeschlossen sind. Standard-Büropakete (hauptsächlich Microsoft Office) (Microsoft Office ist eine von Microsoft entwickelte Office-Suite von Anwendungen, Servern und Diensten) und Bürokommunikation (Mail, Kalender) sind fast überall installiert. Darüber hinaus stehen die am Arbeitsplatz benötigten Fachanwendungen zur Verfügung (z.B. Software für die Registrierung, Baugenehmigungsverfahren, Sozialhilfe, etc.). Für spezielle Anwendungen (z.B. Geographische Informationssysteme[GIS] (Ein Geographisches Informationssystem ist ein System zur Erfassung, Speicherung, Manipulation, Analyse , Verwaltung und Präsentation von räumlichen oder geografischen Daten), Kataster und Vermessung) ist eine besonders leistungsfähige Technologie erforderlich. Drucker : Über Drucker werden die mit dem PC erstellten Arbeitsergebnisse ausgegeben. Tintenstrahldrucker werden häufig für kleinere Druckmengen am Arbeitsplatz und Laserdrucker für größere Druckmengen eingesetzt (oft als Arbeitsgruppendrucker). Plotter werden für großformatige Ausdrucke (Diagramme) eingesetzt. Schreibmaschinen: Schreibmaschinen sind durch PCs weitgehend abgelöst worden. Sie können weiterhin verwendet werden, um z.B. Formulare auszufüllen oder Durchschläge zu erstellen. 7.6 Informationsspeicherwerkzeuge Die von der Verwaltung erhaltenen oder von der Verwaltung selbst generierten Informationen müssen so gespeichert werden, dass sie für eine spätere Verwendung zugänglich sind. In der klassischen Form erfolgt diese Speicherung in Papierform in der Registry (siehe Abschnitt 3.1 – Dateiregistrierung). Immer mehr Informationen werden parallel zum Papier oder ausschließlich in digitaler Form gespeichert. Dies geschieht in der Regel auf dem Arbeitsplatz-PC auf der Festplatte, auf den Festplatten (Eine Festplatte, Festplatte, Festplatte oder Festplatte ist eine Datenspeichervorrichtung, die magnetische Speicher verwendet, um digitale Informationen zu speichern und abzurufen, indem sie eine oder mehrere starre, schnell rotierende, mit magnetischem Material beschichtete Festplatten verwendet) eines Servers oder auf Wechselmedien (Im Computerspeicher), einige Arten von Wechseldatenträgern sind so konzipiert, dass sie von Wechseldatenträgern, Schreibern und Laufwerken gelesen oder beschrieben werden können) (Diskette, (Eine Diskette, auch Diskette, Diskette oder nur Diskette genannt, ist eine Art von Plattenspeicher, der aus einer Diskette mit dünnen und flexiblen magnetischen Speichermedien besteht, die in einem rechteckigen Kunststoffgehäuse versiegelt ist, das mit Gewebe ausgekleidet ist, das Staubpartikel entfernt) CD-ROM , (Eine CD-ROM ist eine vorgedrückte optische Kompaktplatte, die Daten enthält) DVD). Gerade bei wichtigen Daten ist es wichtig, regelmäßig Backups zu erstellen, die an anderer Stelle sicher gespeichert sind. Bei Einsatz von zentralen Servern werden in der Regel jede Nacht automatische Backups aller Daten auf Bändern erstellt, die dann in einem feuerfesten Tresorraum in einem anderen Gebäude oder Gebäudeteil gespeichert werden. Der Verlust von Daten, z.B. Haushalts-, Kassen- und Buchhaltungsdaten, kann eine Verwaltung vollständig lähmen und zu Handlungsunfähigkeit und Insolvenz führen! 7.7 Arbeitsmittel zur Übertragung von Informationen Unter Informationsübertragung versteht man die Übertragung von Informationen von A nach B. Je nach Verwendungszweck werden insbesondere in der Verwaltung folgende Arten der Informationsübertragung eingesetzt: Post-/Kurierdienste: Für den Transport von Dokumenten, Karten und anderen Materialdokumenten, die vom Empfänger im Original benötigt werden. Der Versand von Dokumenten erfolgt insbesondere dann per Post, wenn sie aus rechtlichen Gründen in ihrer ursprünglichen Form (Mitteilungen, Dokumente, wichtige Briefe usw.) vorliegen müssen. Darüber hinaus wird der Postweg für große Dokumente genutzt, bei denen z.B. der Versand per Fax zu lange dauert und somit teuer wird. Telefon (inkl. Handy): Zur Sprachübertragung über das Telefon- oder Mobilfunknetz. Für die schnelle und relativ kostengünstige Übertragung von Sprachinformationen. Telefax: Übertragung eines Faxes über das Telefonnetz. Das Telefax (Fax, manchmal auch Telekopie oder Telefax genannt, ist die telefonische Übermittlung von gescanntem Druckmaterial, in der Regel an eine Telefonnummer, die an einen Drucker oder ein anderes Ausgabegerät angeschlossen ist) ist für Dokumente bis zu 5 Seiten innerhalb Deutschlands günstiger als der Postversand. Das übermittelte Dokument darf dem Empfänger jedoch nicht im Original, sondern nur als Kopie zur Verfügung stehen. In der Rechtsprechung wurde das Fax kürzlich als rechtsgültiges Dokument anerkannt. Inzwischen wird auch das Senden und Empfangen von Faxen über den PC immer häufiger: die Übertragung von Texten und/oder Dateien über interne Datennetze oder extern über das Internet . E-Mail ist immer wichtiger geworden, weil sie schnell, einfach und kostengünstig ist. Sie wird jedoch von der Verwaltung nur für die rechtlich unverbindliche Kommunikation verwendet, da die digitale Signatur (Eine digitale Signatur ist ein mathematisches Schema zum Nachweis der Authentizität von digitalen Nachrichten oder Dokumenten) als Echtheitszertifikat noch nicht ausreichend verbreitet ist. Doch E-Mail wird bereits heute zunehmend kritisch betrachtet: – Die einfache Verfügbarkeit und Benutzerfreundlichkeit führt zu einer Flut von E-Mails, die teilweise unbedeutend bis sinnlos sind. Beim Empfang von E-Mails wird der Workflow immer wieder unterbrochen, was bei einer großen Anzahl eingehender E-Mails den Workflow erheblich stören kann und einen unverhältnismäßig hohen Zeitaufwand für die Bearbeitung oder Beantwortung bedeutet. – Experten gehen davon aus, dass aufgrund der rasant steigenden Zahl von per E-Mail verbreiteten bösartigen Funktionen (Viren , Trojaner…) und Spam (unerwünschte Werbung ) das Medium E-Mail bis 2010 nicht mehr sinnvoll nutzbar sein wird, da rund 90% der E-Mails dann bösartige Funktionen oder Spam enthalten werden. (Elektronisches Spamming ist die Verwendung von elektronischen Nachrichtensystemen, um eine unaufgeforderte Nachricht zu versenden, insbesondere Werbung , sowie das wiederholte Versenden von Nachrichten auf derselben Website) Bereitstellung von Informationen für einen breiten, unbestimmten Kreis von Empfängern. Besonders geeignet, um einem breiten Spektrum von potenziellen Empfängern schnell, kostengünstig und jederzeit ein breites Spektrum an Informationen zur Verfügung zu stellen. Dies können Informationen über die Verwaltung, Formulare, Gesetze, aktuelle Informationen usw. sein. Gerade in Krisensituationen (z.B. Überschwemmungen 2002) hat sich diese Form der Informationsversorgung bewährt.