Verwaltung: alle Arbeiten, die mit dem Ziel durchgeführt werden,: – Sicherstellung der Kenntnis der Akten zur Erfüllung der Aufgaben; – Bereitstellung der für die Arbeit erforderlichen Dokumente in der richtigen Weise und zum richtigen Zeitpunkt oder zumindest der Nachweis, dass sie korrekt, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit sind; – – Schutz der Dokumente vor unbefugtem Zugriff und vor Verschlechterung; – Reduzierung des Umfangs der nicht mehr für die Trennung erforderlichen Dokumente; – Aufbewahrung von Dokumenten für wissenschaftliche Untersuchungen, insbesondere für die Geschichtsschreibung. Funktionen: – Sortieren = Zusammenführen oder Trennen von Dokumenten aus und in Dateien und Datensätze. – Register = Erfassung der Merkmale von Dokumenten, Akten und Aufzeichnungen, die der Übersicht, Sortierung, Abfrage, dem Nachweis des Aufenthaltsortes und der Terminüberwachung dienen. – Aufbewahrung = Bereitstellung von Aufzeichnungen in einer für den Zugriff geeigneten Weise mit Schutz vor Zugriff durch Unbefugte, Verlust und Verfall. – Bereitstellung = Einreichung von schriftlichen Unterlagen, Einreichung von Aktenverzeichnissen, Bereitstellung von Informationen aus den schriftlichen Unterlagen oder aus Registrierungshilfen. – Trennung = Veröffentlichung oder Beseitigung (Vernichtung, Wiederverwendung) von endlich verarbeiteten Dokumenten, bei denen die angegebenen Aufbewahrung
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